公開 2026.08.28 実務

最初に任せる仕事は、件数の多い仕事ではない

最初にAIへ渡す仕事は、件数の多いものではなく「やり直しが起きている工程」から選んでください。やり直しは、あらかじめ測る道具を用意しなくても数えられます。だから、効いたかどうかがあとから分かります。

＜先に結論＞

最初にAIへ渡す仕事は、件数の多いものではなく「やり直しが起きている工程」から選んでください。効いたかどうかを、あとから数えられるからです。

任せる仕組みを作ろうと決めたあと、たいていの人は同じところで止まります。何から渡すか、です。

そこで多くの場合、件数の多い仕事が候補に挙がります。毎日いちばん多く発生しているもの。理由は分かります。数が多いぶん、削れる量も大きく見えるからです。

ただ、この選び方には弱点があります。渡したあとで、効いたのかどうかが判定できません。

件数で選ぶと、効果が読めなくなる

理由は3つあります。

1つ目。件数の多い仕事は、たいてい1件あたりが短い。 数が多いのは単純だからで、単純だから短い。100件あっても1件2分なら、合計は200分です。渡しても、日々の重さとしては変わった気がしません。

2つ目。件数の多い仕事は、渡したあとの確認も同じ件数だけ発生します。 100件渡せば、100件を見ることになりがちです。作業する側から確認する側へ回っただけで、手は空きません。

3つ目が本題です。効果を測る土台がありません。 その仕事にいま何時間かかっているかを、前もって測っている人はほとんどいません。測っていないものは、あとから比べられない。結果として「なんとなく楽になった気がする」で終わります。

その状態だと、次に何を渡すかも決められません。1つ目が効いたのかどうか分からないまま2つ目に進むことになるからです。

ここで、やり直し（手戻り）に目を向けます。

やり直しには、他の指標にない性質があります。起きたら分かる、という性質です。もう一度やった、という事実が残ります。時間のように、あらかじめ測る道具を用意しなくても数えられます。

しかも、やり直しは時間を二重に食います。1回目の作業、やり直しそのもの、そして戻ってくるまでの待ち時間。件数のわりに重い、という形で効いてきます。

数えられて、しかも重い。最初に渡す先を選ぶ基準として、これ以上に扱いやすいものはあまりありません。

最初の1つを選ぶ基準。数えられて、しかも重いほうを選ぶ。
効いたかどうかが分からないと、2つ目の判断ができない。

やり直しが多い工程を思い出そうとしても、たいてい出てきません。終わった仕事は忘れるからです。特に、やり直して結局片づいたものほど記憶に残りません。

探す先は記録です。手を入れやすいのは、この2か所です。

送信済みのメール：直近1か月ぶんを開いて、同じ相手・同じ件名が2回以上出ているところを探す。「先ほどの件、訂正です」「改めてお送りします」が出てくれば、そこが跡です
やりとりの履歴：チャットでも紙のメモでも構いません。同じ話題が日をまたいで2回出ていれば、1回で終わらなかったということです

出てきた工程を、多い順に3つだけ書き出してください。全部を洗い出す必要はありません。

選んだら、渡す前に数え始めます。順番を間違えないでください。渡したあとから数え始めると、比べる相手がいなくなります。

記録するのは件数だけで十分です。何分かかったかは要りません。件数が半分になれば、待ち時間も一緒に減っています。

2週間という長さにも理由があります。1週間だと、たまたま静かな週に当たったのか、本当に減ったのかが分かりません。1か月だと、判断が遅すぎて次に進めません。

ここがいちばん大事なところです。やり直しの件数が減らなかった場合、渡し方ではなく、渡す先を間違えている可能性を先に疑ってください。

やり直しの原因は、大きく2つに分かれます。

1つ目なら、作業を渡せば減ります。2つ目の場合、作業をいくら渡してもやり直しは減りません。手前が決まっていないまま作業だけ速くなると、間違ったものが速く出てくるだけだからです。

数字が動かなかったときは、渡す対象を「作業」から「その手前」に切り替えます。判断の基準を先に書き出して渡す。必要な情報の型を決めて渡す。ここが変われば、件数は動きます。

最初の1つは小さくて構いません。効いたかどうかが数字で分かる形にしておけば、2つ目からの判断が速くなります。